如果你刚接触项目管理，或者你所在的团队还停留在“群聊+Excel+口头同步”的协作模式，可能会觉得项目管理是个复杂又沉重的事。工具太多，流程太繁琐，反而成了负担。

其实，项目管理不一定非要上大型专业软件。很多时候，你只需要一张清晰、可共享、能拖动的“团队看板”，就能解决80%的协作问题。

今天就来聊聊，如何从零开始，用一张看板带你和小团队跑起来。

一、为什么是“看板”？

看板（Kanban）源自丰田的生产管理方式，核心很简单：可视化工作流。

把你们团队要做的事，写在一张张“卡片”上，然后贴到对应的“列表”里，比如：

待办（还没开始）

进行中（正在做）

待审核（做完等确认）

已完成（搞定归档）

所有成员都能看到同一块板，谁在做什么、卡在哪里、接下来做什么，一目了然。无需反复开会、刷群聊、追着人问进度。

二、如何搭建你的第一张团队看板？

第1步：定义你的“列表”

别想得太复杂，就从最简单的三列开始：

待处理（Backlog）

进行中（In Progress）

已完成（Done）

随着项目推进，可以逐渐增加“待测试”“待发布”“阻塞中”等列，但初期越简单越好。

第2步：把任务写成“卡片”

每张卡片代表一个任务。卡片上至少要有：

任务名称（做什么）

负责人（谁来做）

截止时间（什么时候要完成）

如果愿意，还可以补充标签、优先级、附件或简单说明。

第3步：推动卡片流动

每天站会（或简单同步），大家一起看看板：

哪些卡片停滞了？

有没有卡片堆积在某一列？

接下来谁该做什么？

通过移动卡片，工作进度就被直观地管理起来了。

三、轻量级看板工具推荐（附简单对比）

你完全可以用实体白板+便利贴开始。但如果团队是远程或混合办公，数字看板会更方便。

以下是几款上手快、适合小团队的工具：

工具

核心特点

适合谁

板栗看板

国产工具，界面简洁，视图多（看板/甘特/日历/统计），支持自动化规则。

喜欢一目了然、需要多视图切换的团队。

Trello

国际老牌，极简卡片式设计，插件丰富。

喜欢极度简洁、快速上手的团队。

Notion

数据库+页面+看板一体化，自定义强。

喜欢高度自由、愿意花时间搭建的团队。

飞书多维表格

融合表格、看板、甘特，与飞书IM深度集成。

已在用飞书办公的团队。

滴答清单（共享项目）

个人任务管理延伸至共享清单，轻巧易用。

3-5人小团队，需求极其简单。

怎么选？

如果你们已经有用惯的办公平台（如飞书、钉钉），优先用其自带协作工具。

如果追求“开箱即用”，希望视图丰富一些，可以试试板栗看板或Trello。

如果你们愿意花一点时间搭建自己的系统，Notion的灵活性会更高。

四、一张看板能管什么？

很多人以为看板只能管项目进度。其实远不止：

活动策划：从策划、设计、宣传到执行，每个环节一张卡片。

内容日历：文章、视频、推送的排期与状态。

客户跟进：从接触到成交，每个客户一张卡片，流动在不同阶段。

Bug修复：待修复、修复中、待测试、已上线。

团队事务：团建安排、设备申请、行政采购等。

关键是：凡是能拆成步骤、需要多人跟进的事，都可以上看板。

五、几个让看板更好用的小技巧

设置“在制品限制”：限制“进行中”的卡片数量，避免一个人同时做太多事，也避免任务堆积。

用颜色标签分类：比如红色=紧急，绿色=常规，蓝色=某功能模块，一眼区分。

每周回顾：花15分钟看看板上哪些卡片停留太久，是流程问题还是资源问题？

归档已完成列表：每月清空一次“已完成”，保持看板清爽，历史任务仍可查询。

六、什么时候该升级工具？

如果你发现：

任务之间有复杂的依赖关系

需要详细的工时统计与资源规划

需要跨多个看板统一报表

团队规模超过20人

那么你可能需要更专业的项目管理工具（如Jira, Asana, ClickUp等）。但在此之前，一张简单的看板，足以支撑你们跑上好一阵子。

写在最后

项目管理不是工具竞赛，而是找到适合当前团队协作节奏的方式。

从一张看板开始，可视化你们的工作，让信息同步变得自然透明。过程中你们会自然发现流程中的堵点，再慢慢优化——这才是真正“活”起来的项目管理。

如果你也在用看板管理团队，欢迎分享你的实践心得。工具只是载体，协作的清晰与流畅，才是我们共同的目标。