书面约定：合同 / 报价单明确双方责任、费用边界、违约条款（如交货 / 付款责任）；

内部分工：按订单环节定责任人与响应时限（如销售对接客户、跟单跟进生产）；

关键留痕：需求变更、内部协作均书面确认，问题处理记录台账；

统一对外：售后问题先承接，按分工找责任人，不向客户暴露内部推诿。